各部分:
为了切实做好2011年度全校档案质料的收集事情,确保学校各项事情形成的文件质料完整、齐全,特就有关事项通知如下:
一、收集归档规模
1.各单位文件质料收集归档的具体规模,请凭据《28圈档案治理步伐》中归档规模和保管期限表执行。凡2011年1月1日至12月31日形成的、属于归档规模的文件质料都要收集归档;
2.各单位2011年度举办的重大运动、重要事情形成的、具有生存价值的种种文件质料,均要收集归档,其中文件质料较多者的,按运动、事情项目立专题卷;
3.收集归档的文件质料包括纸质文件质料和相关的电子文件质料。
二、收集归档要求
1.凡应收集归档的文件质料,各单位要努力做到文件质料完整、准确、系统,以确保文件质料的真实性和全面反应本单位职能事情情况;
2.收集归档的种种文件质料都应是原件,复印件及传真件等一般不可作为归档文件质料。依据性、凭据性文件质料的印章、签名等要素要齐全、清晰。种种文件质料用纸、 书写墨迹等要规范、标准,以确保文件质料的有效性;
3.各归档单位兼职档案员将文件质料收集齐全汇总后进行分类预立卷,经档案馆业务指导人员检查预立卷及格后,再印制页号,并打。ɑ蛱钚矗┚砟谀柯己偷挡嵋平荒柯家皇搅椒,归档时归档单位与档案馆双方签字后各执一份存查;
4.纸质文件质料整理立卷的具体操作要求按《28圈档案治理步伐》执行。各单位应注意电子文件的收集、归档,各单位形成的有生存价值的数据库、音频、视频、图像库和文本型文件也可以直接向档案馆移交。
5.档案馆已启用数字档案治理系统,将安排专人指导各单位将归档文件目录上传至本单位系统内。
三、归档时间
1.全校归档时间为3月1日至6月30日,请各单位在划定的归档时间内准时立卷归档;
2.档案馆将随时宣布各单位文件质料立卷归档情况
3.联系人:王爱群、曹卉
地点:阜成路校区教二楼102室
电话:68984662
如有变换,请实时联系档案馆。
特此通知
附录:2011年各部分档案卖力人及兼职档案员名单
档案馆
2012年3月4日
(拟稿人:王爱群 曹 卉 审核:张晓磊 宋 煜 编辑:李杨芸)